UNIDAD 2: SISTEMA DE COSTOS POR OPERACIONES PRODUCTIVAS

SISTEMA DE COSTOS POR OPERACIONES PRODUCTIVAS.

2.1 Órdenes de producción

Comenzaremos analizando este método es el que usan la mayoría de las empresas que manejan por lotes, con algunos cambios en cuanto a sus unidades producidas, que fabrican productos sobre pedido y también en las cuales se puede separar el costo del material directo y la mano de obra en cada orden., como ejemplo podemos poner a las empresas que realizan muebles, herramientas, ensambladoras etc. En si los productos que son producidos por lotes, este método tiene varias características, la principal de ellas es que permite separar los elementos del costo para cada orden terminada o en proceso

Otra característica es que para iniciar cualquier actividad productiva mediante este procedimiento se debe emitir una “orden de producción” para los departamentos productivos en la cual lleva la cantidad de productos que pidió un cliente o la disponibilidad de mercancía que existe, esto es para tener un buen control sobre la producción

Finalmente, en la orden de producción se lleva un conteo de las materias primas, mano de obra y gastos indirectos que se utilizaron en esa orden para sacar un costo unitario del producto de esa orden en especifico, para así poder tener datos concisos y totales

Este proceso tiene tanto ventajas como desventajas, entre los aspectos positivos vemos que nos da a conocer detalladamente el costo de cada orden de producción, así como también nos sirve para saber el valor de lo que está en proceso, también nos sirve para controlar operaciones que son de distintos productos, por ejemplo una embotelladora de distintos tamaños, una perfumería, etc.

Así como tiene aspectos buenos, este método también tiene su lado malo, mantener este proceso es de un costo algo, por su laboriosidad, y por ello también requiere de un mayor tiempo y estudio, y los resultados pueden no estar a tiempo

El formato que se muestra a continuación es de una ficha de orden de producción, que es la que se usa para este método, este formato siempre se deberá llenar original y con una copia a los departamentos

Este formato se llena con los datos necesarios y con ello ya está realizada nuestra orden de producción, esto fue un vistazo a este proceso de control para operaciones productivas, ahora da clic en el link para ver e procedimiento por control de procesos

Orden de producción es el control individualizado que se lleva a cada pedido o trabajo que se está elaborado, es un sistema que puede utilizar las empresas productoras de bienes o las que se dedican a la prestación de servicios. Es un método de acumulación de los costos que concentra los costos de producción en costos por trabajo. Vamos a controlar masivamente por procesos o de manera individualizada.

Según Cristóbal del Rio González el procedimiento por Órdenes de Producción es el conjunto de métodos empleados en el control de las operaciones productivas, aplicable generalmente a industrias que fabrican sus productos por medio de ensamble, por lotes, donde es posible separar los elementos del costo directo (Material directo y Labor directa)con producción variada y con características de los productos especificadas por el cliente, costo tanto fluctuante, entre otras características como: Puede reunir separadamente cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo, terminada o en proceso. Posibilita lotificar y subdividir la producción por departamento de planeación de producción y control de inventarios. Proporciona mayor exactitud en la determinación de los costos unitarios. El principal inconveniente es el que resulta más oneroso, administrativamente, ya que exige un gran trabajo para obtener precisión en sus detalles.

Conceptos

Los procedimientos para el control de costos son básicamente dos:

- Por órdenes de producción

- Por procesos productivos

Estos procedimientos pueden funcionar combinándose, de acuerdo con las necesidades y formas de producción de la industria en particular de que se trate.

Antes de entrar en explicaciones mayores sobre las ramificaciones de esos dos procedimientos básicos de costos, debe aclararse que en toda industria, sea cual fuere su forma de producción, la elaboración debe estar supeditada a una disposición emanada de la dirección de la empresa o del encargado de la fase productiva, en donde se ordena la fabricación de determinado producto. Esta disposición es de hecho una orden de producción, a la cual deberán sujetarse tanto la superintendencia como los departamentos productivos correspondientes, por lo que no se debe confundir una orden dictada por la dirección con el procedimiento de control por órdenes de producción.


Ordenes de producción

El procedimiento de control por órdenes de producción es aquel procedimiento de control de las operaciones productivas que se aplica, generalmente, a las industrias que producen por lotes, con variación de unidades producidas.

Este procedimiento se emplea principalmente en las industrias que realizan trabajos especiales, o que fabrican productos sobre pedido, y también en aquellas en las cuales es posible separar los costos del material directo, y de la labor directa empleados en cada orden de fabricación.

CARACTERISTICAS

Permite reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo, terminada o en proceso.

Este procedimiento, se caracteriza por la posibilidad de lotificar y subdividir la producción, de acuerdo con las necesidades graduales establecidas por la dirección de la empresa, o más concretamente, por el departamento de planeación de producción y control de inventarios.

Para iniciar cualquier actividad productiva dentro de este procedimiento, es necesario emitir una “orden de producción” específica para los departamentos productivos, que establezca la cantidad de los artículos a elaborarse según el pedido del cliente, o simplemente para existencia en el almacén de artículos terminados, cuando haya línea de producción acreditada en el mercado.

Cada orden constituye un documento en el que se acumularán los costos de materias primas, costo del trabajo, y gastos indirectos de producción, para que una vez concluida, se determine el costo unitario del producto, mediante una división del costo acumulado en cada orden entre el total de unidades producidas en cada una de las mismas.

El procedimiento por órdenes de producción es el que proporciona mayor exactitud en la determinación de los costos unitarios, pero no siempre es el que más se emplea, dado que depende en gran parte de la forma de operar de la compañía.

Su principal inconveniente es el de resultar más oneroso, administrativamente, que el procedimiento por procesos productivos, ya que exige un gran trabajo material para obtener precisión en sus detalles.

Sin embargo, es el procedimiento clásico para explicar la técnica de la determinación del costo, porque cada factor del mismo se acumula a la orden correspondiente, permitiendo apreciar su obtención con perfecta claridad.

Esta forma se utilizará para todos los departamentos y únicamente variará en el color y nombre para cada uno de ellos. Se expedirá con original y las copias necesarias, las cuales podrán distribuirse en la siguiente forma.

ORIGINAL: A la oficina de contabilidad para la obtención de costos y control general

PRIMERA COPIA: Al jefe del departamento productivo, para que le sirva de autorización, proceda a formular su plan de trabajo y controle el desarrollo de la producción

SEGUNDA COPIA: Al jefe del almacén de materias primas para que calcule anticipadamente lo que va a necesitarse de materiales, para las órdenes expedidas, cuestión que le comunica el superintendente

TERCERA COPIA: Al jefe de almacén de artículos terminados, para que conozca de las existencias disponibles en el futuro, planee los inventarios de productos terminados, así como el espacio necesario.

CUARTA COPIA: Se quedará en el departamento de ventas, para su archivo y cotejo contra la factura de venta.

Con esta distribución del original y copias de las órdenes de producción, quedarán enterados los departamentos que tienen injerencia en la elaboración o que en alguna forma se ven afectados.

2.2 Procesos productivos

Este procedimiento es el que se emplea en aquellas industrias cuya producción es continua, en masa, uniforme, existiendo uno o varios procesos para la transformación del material. Se cargan los elementos del costo al proceso respectivo, correspondiendo a un periodo determinado de la elaboración, y en caso de que toda la producción se termine en dicho lapso, el costo unitario se obtendrá dividiendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades producidas; y así por cada tipo de unidades similares o iguales.

En caso de que quede producción en proceso, es necesario determinar la fase en que se encuentra dicha producción, para poder valorizar la totalidad de la misma.

En las empresas que trabajan a base de procesos, las unidades que producen se miden en kilos, litros, etcétera. Característica especial de este tipo de industrias que precisamente se diferencian de las que operan por órdenes de producción, es que no resulta posible identificar en cada unidad producida, o proceso de transformación, los elementos del costo directo o primo.

En comparación con el procedimiento por órdenes de producción, tiene la ventaja de resultar más económico y poco laborioso; pero el costo unitario es menos exacto.

CARACTERISTICAS

· La corriente de producción es continua, en masa.

· La transformación del material se lleva a cabo a través de uno o más procesos.

· Los costos se acumulan en el proceso a que correspondan.

· El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades equivalentes producidas de cada tipo igual de artículos, lo cual indica lo siguiente:

a) El cálculo para el costo unitario es por promedios.

b) Cuando al final del periodo queda producción en proceso, es indispensable conocer su fase de acabado, es decir, hay que determinar su equivalencia a unidades terminadas.

· No es posible precisar en cada unidad elaborada la materia prima directa y la labor directa empleadas en la transformación.

· El volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias convencionales como son: kilos, litros, metros, etc.

CONCENTRACION DE LOS FACTORES DEL COSTO

A) Los materiales, por medio de la concentración de los vales de salida de materiales, por procesos, se hace el cargo al proceso respectivo.

B) La labor directa se carga a los procesos, por medio de la concentración de las listas de nómina, semanarias, por procesos.

C) Para gastos indirectos de producción, depende de que se realicen o no los prorrateos primario y secundario:

a) En caso de no haber prorrateos, se carga a los procesos por medio de la concentración de gastos directos a cada uno, y por prorrateo de los gastos no identificables directamente a las operaciones productivas específicas.
b) Cuando existen prorrateos, después de efectuados los mismos, se carga a los procesos productivos de acuerdo con los servicios recibidos.

INFORMES Y ESTADOS

Una de las características distintivas del procedimiento de control de los costos por procesos, es la “hoja de costos”, a menudo más complicada y formal que la hoja de costos para las órdenes de trabajo, porque debe mostrar todos los costos originados por el proceso u operación de que se trate, durante un cierto periodo determinado por la propia índole de la operación, de tal manera que el costo unitario del proceso, pueda conocerse mediante la división del costo total entre el número de unidades equivalentes producidas.

A esta hoja de costos suele dársele el nombre de Informe de producción, y algunas veces el de costos resumidos.

Este informe abarca el costo de los tres elementos en un periodo determinado, por cada uno de los procesos, con la cantidad de unidades puestas en producción y su resultante al final del lapso, en: producción en proceso, terminada, averiada, defectuosa, pérdida normal y anormal, indicando salvo en el caso de los artículos terminados, su grado de avance en producción.

El modelo de informe empleado depende del número de productos fabricados, y del número de departamentos por los cuales tiene que pasar el material en el curso de la fabricación.

El informe del costo de producción puede ser sencillo para aquellas empresas que fabriquen un solo artículo, y que al final del periodo les queda poca o ninguna producción en proceso de fabricación. Lo simple del informe, debe hacer resaltar la facilidad con que puedan acumularse los costos por procesos, en las empresas que fabrican un solo producto.

El informe de costo de producción puede ser más complicado, cuando las condiciones en que se prepara son las citadas a continuación:

- Cuando existen diversos departamentos en los cuales quedan, al final del periodo, trabajos sin acabar, en los que el grado de terminación, por lo que respecta a los elementos del costo, no siempre es el mismo.

- Cuando en las labores ejecutadas se produce más de un artículo.

- Cuando en algunos de los departamentos existan pérdidas considerables.

Son muchas las empresas que por la naturaleza especial de su producción, no pueden adaptarse a un modelo único de hoja de costos; razón por la que no ha sido posible estandarizar este tipo de informes para costos por procesos.

Este es el segundo tipo de procedimiento para operaciones productivas, este se usa en empresas donde existen varios procesos para la transformación de lo que es la materia prima, en este proceso, si se termina el tiempo de producción, el costo unitario lo conseguimos sumando los costos, y después dividir entre el total de piezas que produjimos, pero si la producción quedo en proceso(no se termino todo) se tiene que determinar en qué fase esta la producción, para poder saber exactamente su totalidad

Este tipo de procedimiento se utiliza en las industrias que transforman la materia prima en más de un proceso, en la industria que tarda más de un proceso en transformar su materia, como una cervecera, una fundidora, una compañía de comida, etc.

Este proceso se caracteriza debido a que las corrientes de producción que maneja son continuas, las transformaciones de la materia necesitan procesos de transformación, los costos se acumulan al proceso en el que deben de ir, no se mezclan, y finalmente, este proceso sirve para cuando al final del periodo queda una producción en proceso, y hay que determinar su equivalencia a unidades terminadas

Los procesos consecutivos dentro de este método se refiere a que la transformación se realiza por etapas consecutivas, ahora, en cambio los procesos paralelos se refiere a cuando la materia se transforma por dos o incluso más procesos simultáneos, pero que son independientes entre sí, pero que pues posteriormente pueden convertirse en secuenciales

En este proceso, debemos tener en cuenta que los materiales usados se contabilizan en "vales de salida de materiales, la mano de obra se carga mediante "lista de raya", y los gastos indirectos son los que dependen de los prorrateos, la mecánica contable en este método se hace de dos maneras, una es cuando la industria no ha laborado antes, es nueva, y la otra manera es cuando la industria ya ha laborado, en el link de abajo se puede descargar el formato para ambos casos, la primera mitad de la tabla es para cuando la empresa no ha laborado, y la segunda mitad es para cuando la empresa ya ha laborado con anterioridad

Formato de procedimiento de control por procesos

La “hoja de costos” debe mostrar todos los costos originados por el proceso u operación de que se trate, durante un cierto periodo determinado por la propia índole de la operación. A esta hija de costos suele dársele el nombre de INFORME DE PRODUCCION, y algunas veces el de costos resumidos, con esta hoja podemos analizar por completo y sin problemas lo que pasa con la empresa, este informe abarca el costo de los tres elementos en un periodo determinado, que bien puede ser una semana o un mes, por cada uno de los procesos.

Continuación compararemos ambos métodos, del lado izquierdo están las características del procedimiento por orden de producción, y en la columna derecha de la tabla están las características por procesos

ORDEN DE PRODUCCION	POR PROCESO
Producción por lotes	Producción continua
Producción variada	Producción estandarizada
Se produce sobre pedidos de clientes	No necesita haber un pedido en especifico
Condiciones de producción flexibles	Condiciones de producción rígidas
Costos específicos por producto	Costos promediados por operaciones
Control analítico	Control global
Costos individualizados	Costos generalizados
Administrativamente es un proceso costoso	Administrativamente es un proceso más barato
Costos fluctuantes	Costos estandarizados
No es necesario que termine el periodo productivo para el costo unitario	Se necesita un periodo terminado
Se conoce la obra de mano y materia prima para cada producto	Imposible saber cada detalle del producto
No se necesita producción equivalente	Es necesaria la producción equivalente

2.3 Aplicación Informática

Bases conceptuales del Sistema ABC

El profesor Robert S. Kaplan (1986) de la Harvard Business School, propone la metodología ABC que se fundamenta en una hipótesis básica: las distintas actividades que se desarrollan en las empresas son las que consumen los recursos y las que originan los costos, no los productos. Estos solo demandan las actividades necesarias para su obtención.

Lógicamente para establecer un sistema, se hace necesario primero definir cuál será el enfoque para la acumulación de los costos que se seguirá en una entidad para poder diseñar el mismo. En los sistemas tradicionales se vienen utilizando: área de responsabilidad, centros de costos, departamentos, entre otros, los cuales también son utilizados por algunos investigadores en los modelos ABC, pero tienen características muy particulares que no son las más adecuadas para la gestión estratégica de las actividades.

Modelo propuesto para la aplicación del sistema ABC a procesos industriales

Teniendo en cuenta los elementos abordados hasta el momento durante la investigación, corresponde en este epígrafe presentar la propuesta del Sistema ABC el cual consta de tres pasos, que posteriormente serán desglosados en tareas para poder comprender en detalles la secuencia lógica del sistema. El modelo general se representa en la tabla 1.

Tabla 1. Modelo para la aplicación del sistema ABC

ETAPAS	PASOS	CODIGO
Análisis de los procesos.	Análisis del diseño de los procesos y actividades.	PII1.1
Identificación de los elementos del costo de cada proceso.	Análisis de las actividades primarias y de apoyo.	PII2.1
	Elección de los inductores.	PII2.3
Determinación del costo de los procesos operativos.	Cálculo del costo de las actividades primarias y de apoyo.	PII3.1
	Asignación del costo de las actividades de apoyo a las primarias.	PII3.2
	Asignación del costo de las actividades a los procesos operativos.	PII3.3

A continuación se presenta el despliegue de cada uno de los pasos propuestos en el modelo diseñado.

Paso I: Localización de los Procesos

Este paso se desarrolla con el fin de seleccionar los procesos de la empresa, determinando los subprocesos que lo integran y las actividades implicadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

1.     Análisis preliminar del diseño de los procesos

2.     Diseño o rediseño de los procesos

Paso II: Identificación de los elementos del costo de cada proceso

En este paso se identifican los elementos del costo de cada proceso o actividad teniendo en cuenta que las actividades son ahora el centro del modelo.

1.     Análisis de actividades primarias y de apoyo

2.     Elección de los inductores de costo

Paso III: Determinación del costo de los procesos

En este paso se elabora el procedimiento para el cálculo del costo de los procesos, el cual contiene el cálculo del costo de las actividades.

1.      Cálculo del costo de las actividades primarias y de apoyo.

2.      Asignación del costo de las actividades de apoyo a las primarias.

3.      Asignación del costo de las actividades a los procesos operativos.

Conclusiones

1.        El ABC constituye un potente sistema de gestión que se presenta como una alternativa a los sistemas tradicionales, en un intento de superar las deficiencias presentadas por éstos en el cálculo de los costos y, como un sistema que ayuda en la gestión de acuerdo a las nuevas exigencias de información en las empresas modernas.

2.        El ABC además de basarse en el análisis de las actividades y los costos tiene en cuenta otras variables críticas de éxito (calidad, innovación, tiempo, flexibilidad), abandona la visión por departamentos de la empresa, permite valorar y tomar decisiones relacionadas con otros objetos de costo diferentes a los productos y rastrea el consumo de los recursos que realizan los productos desde su concepción hasta su abandono.

3.        El conocimiento de los trabajadores y en especial de la alta gerencia sobre las posibilidades que brinda el modelo ABC, es de especial atención en cada una de las organizaciones que vayan a aplicar este sistema.

4.        El modelo diseñado puede ser aplicado a cualquier proceso industrial.

5.        El costo basado en las actividades fue diseñado y aplicado partiendo de las reglas para su instalación y teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas, en la perforación y extracción de petróleo, aplicación que arrojó el costo de cada uno de los procesos operativos.